黑龙江省科学院石油化学研究院

电子邮件管理办法

第一章 总则

第一条 为规范单位电子邮件的使用和管理，提高工作效率，确保信息安全，特制定本条例。

第二条 本条例适用于单位全体员工在公务活动中使用电子邮件的行为及其管理。

第三条 电子邮件作为单位内部及对外沟通的重要工具，必须遵守国家法律法规和单位相关规定，严禁传递与工作无关的内容及涉密信息。

第二章 电子邮件使用规定

第四条 严禁发送布、传播含有下列内容的信息：反对宪法所确定的基本原则的；危害国家安全，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一的；损害国家荣誉和利益的；煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结的；破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的；散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的；散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的；侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法

权益的；涉密或内部敏感资料的；具有干扰、破坏或限制任何计算机软件、硬件或通讯设备功能的软件病毒或其他计算机代码、资料的；含有法律、行政法规禁止的其他内容的。

第五条 关闭邮件自动转发功能。

第三章 邮件撰写与发送

第六条 邮件发送前应认真校对，确保内容准确无误。

第七条 重要的公务邮件应通过电话或其他方式确认收阅和回复，确保信息有效传达。

第八条 邮件标题应简明扼要，反映邮件主题，便于归档和检索。

第四章 邮件归档与管理

第九条 公务电子邮件应及时归档，确保邮件的真实性、完整性、可用性和安全性。

第十条 归档邮件应包括邮件发送人、接收人信息、发送时间、正文、附件等内容。

第十一条 归档邮件应进行整理、分类和保管，设定合理的保管期限。

第十二条 公务电子邮件归档由各部门指定专人负责。

第五章 邮箱安全

第十三条 电子邮箱密码长度至少设置8位，使用大小写字母，数字和特殊符号的至少3种组合，密码至少一个月更换一次，并妥善保管。

第十四条 邮箱使用人员应对自己的邮箱密码安全负责，并及时向相关部门报告邮箱被滥用或盗用情况。

第十五条 邮箱宜使用双因子登录认证。

第六章 附则

第十六条 本条例自发布之日起实施，由网络信息中心负责解释和修订。

第十七条 全体员工应自觉遵守本条例，违反本条例规定的将依据单位相关规定进行处理。

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???????????????????????????? 2024年9月18日